Statut Związku Harcerstwa Polskiego
ROZDZIAŁ 7. Władze Hufca
§ 48
- Najwyższą władzą hufca jest Zjazd Hufca.
Zjazd Hufca, zgodnie ze Statutem ZHP, jest najwyższą władzą na szczeblu hufca. Zjazd zwyczajny odbywa się co cztery lata i jego głównym zadaniem jest wybranie nowych władz oraz wytyczenie kierunków rozwoju na na okres następnej kadencji.
31 sierpnia 2019 roku, o godzinie 10:00, rozpoczął obrady XXI Zjazd Hufca Ostróda. Uczestniczyła w nim, z głosem decydującym, większość drużynowych, a także członkowie hufcowych zespołów instruktorskich oraz ustępujące władze. W obradach wzięło udział także kilka osób z otwartymi próbami na stopień przewodnika. Z ramienia Komendanta Chorągwi pełnomocnikiem czuwającym nad poprawnością przebiegu Zjazdu był druh harcmistrz Arkadiusz Adamkiewicz, członek Komisji Rewizyjnej Chorągwi.
Po uroczystym rozpoczęciu obrad Zjazdu, którego dokonała druhna podharcmistrzyni Paulina Szypczyńska, Zjazd przegłosował wybór protokolanta oraz przewodniczącego obrad. Protokolantem został druh przewodnik Mateusz Rogaski. Przewodniczącym obrad wybrany został druh harcmistrz Janusz Kopański.
W części roboczej Zjazd przyjął regulamin oraz porządek obrad, a także wybrał komisje zjazdowe:
- wyborczą - przyjmującą kandydatury do władz i sprawdzającą posiadanie biernego prawa wyborczego,
- uchwał i wniosków - przyjmującą propozycje uchwał i wniosków do podjęcia przez Zjazd.
Zjazd podjął również decyzję o automatycznym przekształceniu komisji wyborczej w komisję skrutacyjną (odpowiedzialną za przeprowadzenie wyboru władz) po zakończeniu przyjmowania kandydatur. Korzystając z zapisu obecnego w Statucie ZHP, Zjazd jednogłośnie uchwalił, że wybory władz przeprowadzone zostaną w sposób jawny.
Część oficjalną Zjazdu - po wprowadzeniu Sztandaru Hufca i odśpiewaniu Hymnu ZHP - rozpoczęto od złożenia sprawozdań przez ustępujące władze: Komisję Rewizyjną oraz Komendę Hufca. Oba sprawozdania zostały przyjęte jednogłośnie. Następnie głos zabrał druh Arkadiusz, który w imieniu Komendanta Chorągwi przedstawił ocenę pracy ustępującej Komendy Hufca. Ocenę pracy ustępującej Komendy Hufca przedstawiła także harcmistrzyni Helena Push - przewodnicząca ustępującej Komisji Rewizyjnej Hufca, która w imieniu Komisji zawnioskowała o udzielenie absolutorium wszystkim członkom Komendy. W wyniku głosowania Zjazd przyznał absolutorium wszystkim członkom ustępującej Komendy Hufca. Część obrad poświęcona podsumowaniu mijających czterech lat została zakończona złożeniem sznurów funkcyjnych przez członków wszystkich ustępujących władz.
Po krótkiej przerwie powrócono do obrad, rozpoczynając dyskusję nad Strategią Rozwoju Hufca na lata 2019-2023, którą przyjęcie jest jednym z wymogów stawianych Zjazdowi przez Statut ZHP. W trakcie dyskusji wniesione zostały propozycje kilku poprawek merytorycznych i stylistycznych.
Po zamknięciu dyskusji nad projektem Strategii Rozwoju Hufca, Zjazd przeszedł do następnego punktu porządku obrad, którym był wybór nowego Komendanta Hufca. Do komisji wyborczej wpłynęła jedna kandydatura - druhny podharcmistrzyni Pauliny Szypczyńskiej, która w wyniku jawnego głosowania została wybrana na kolejną czteroletnią kadencję. Uroczystego wręczenia sznura funkcyjnego dokonał pełnomocnik Komendanta Chorągwi. Druhna Komendant zaproponowała następnie czteroosobowy skład Komendy Hufca, przedstawiając kandydatury:
- harcmistrzyni Jolanty Rodziewicz-Olszko - na funkcję Skarbnika Hufca,
- przewodniczki Agnieszki Wiktorowicz - na funkcję zastępcy Komendanta Hufca ds. programu,
- podharcmistrza Tomasza Maczukina - na funkcję zastępcy Komendanta Hufca ds. pracy z kadrą.
Zjazd w wyniku jawnego głosowania wybrał wszystkie zaproponowane osoby. Sznury funkcyjne nowym członkom Komendy Hufca wręczyli druhna Paulina oraz druh Arkadiusz.
Następnie Zjazd przystąpił do wyboru Komisji Rewizyjnej. W wyniku głosowania ustalono, że w skład Komisji wchodzić powinny trzy osoby. Komisja wyborcza przedstawiła cztery kandydatury do składu Komisji Rewizyjnej:
- harcmistrza Janusza Kopańskiego,
- podharcmistrzynię Jowitę Jankowską,
- przewodniczkę Nikolę Kowalską,
- przewodnika Mateusza Rogaskiego.
W wyniku jawnego głosowania członkami Komisji Rewizyjnej zostali: druh Janusz, druhna Jowita oraz druhna Nikola. Zjazd, korzystając z możliwości opisanej w Statucie ZHP, nie dokonał wyboru Sądu Harcerskiego Hufca.
Po dokonaniu wyboru władz ogłoszono kolejną krótką przerwę, w trakcie której odbyło się pierwsze spotkanie Komisji Rewizyjnej, która w obecności pełnomocnika Komendanta Chorągwi dokonała podziału funkcji. Przewodniczącym Komisji został wybrany druh Janusz Kopański, zastępcą została wybrana druhna Jowita Jankowska, natomiast druhna Nikola Kowalska została wybrana sekretarzem. Po zakończeniu przerwy wręczenia sznurów funkcyjnych dokonał druh Arkadiusz, pełnomocnik Komendanta Chorągwi oraz przedstawiciel Komisji Rewizyjnej Chorągwi.
Po zakończeniu wyboru władz, Zjazd przystąpił do ostatniej części porządku obrad, którym było głosowanie nad wniesionymi projektami uchwał. Komisja uchwał i wniosków przedstawiła projekt jednej uchwały: w sprawie przyjęcia Strategii Rozwoju Hufca na lata 2019-2023, wraz z propozycjami poprawek wniesionymi podczas dyskusji. Przystąpiono do głosowania nad poszczególnymi poprawkami, przyjmując wszystkie z nich. Ostatecznie Zjazd w wyniku głosowania przyjął uchwałę wraz z samą Strategią, zobowiązując wszystkich członków Hufca do pracy na rzecz jej realizacji.
Głosowanie nad przyjęciem Strategii Rozwoju Hufca było ostatnim głosowaniem przeprowadzonym przez obradujący Zjazd. Przed uroczystym zakończeniem głos ponownie zabrała druhna Paulina Szypczyńska, która podziękowała wszystkim osobom pełniącym funkcje we władzach mijającej kadencji. Uroczyste podziękowania - już nie tylko za okres minionej kadencji - otrzymała także druhna harcmistrzyni Helena Push, która po kilkudziesięciu latach służby instruktorskiej, w tym ponad dwudziestu latach kierowania kolejnymi Komisjami Rewizyjnymi Hufca, postanowiła przekazać funkcję swoim następcom.
Zjazd zakończył obrady około godziny 14:00. Po wyprowadzeniu Sztandaru Hufca wszyscy uczestnicy obrad stanęli w harcerskim kręgu. Na pożegnanie tradycyjnie już odśpiewano "Bratnie Słowo" oraz przekazano sobie iskrę przyjaźni.
Po zakończeniu obrad Zjazdu nastąpiła przerwa, w trakcie której komisje zjazdowe wraz z Przewodniczącym Zjazdu, pełnomocnikiem Komendanta Chorągwi oraz protokolantem dopełniły wszystkich formalności i złożyły wszystkie wymagane podpisy na dokumentach.
Następnie, w już znacznie mniej formalnej atmosferze, odbyła się krótka zbiórka instruktorów i drużynowych. Odczytany został Rozkaz Komendanta Hufca, w którym kilkorgu instruktorom przyznano Złoty Liść Dębu, będący wyrazem uznania za kolejne pięć lat służby instruktorskiej. W trakcie zbiórki omówiono sprawy bieżące, a także uszczegółowiono harmonogram imprez programowych Hufca na rok harcerski 2019/2020.